Bộ Tư pháp Ban hành Chỉ thị tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan

Trong những năm qua, công tác quản lý văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp đã có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, kiện toàn nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đến triển khai ngày càng nề nếp công tác này, góp phần tích cực trong việc bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các đơn vị và bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cơ quan. Bên cạnh đó, công tác văn thư, lưu trữ cũng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu lịch sử, phục vụ hiệu quả yêu cầu sơ kết, tổng kết kinh nghiệm và triển khai các nhiệm vụ trọng tâm khác của Bộ, Ngành Tư pháp.

Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, yếu kém làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động chỉ đạo, điều hành trong cơ quan Bộ cũng như một số đơn vị thuộc Bộ, như: quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại một số đơn vị chưa đúng quy định pháp luật, còn hiện tượng để thất lạc hồ sơ, văn bản; không cập nhật thông tin xử lý văn bản vào Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Bộ; có trường hợp văn bản sai sót về thể thức trình bày khi phát hành; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu của một số đơn vị chưa thật đầy đủ, kịp thời theo quy định; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ chưa thực sự hiệu quả. Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế, yếu kém trên là: Thủ trưởng một số đơn vị còn chưa quan tâm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ như là một công cụ phục vụ chỉ đạo, điều hành; đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ một số đơn vị còn thiếu hoặc không chuyên trách, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định; cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đặc biệt là kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại các đơn vị có tài khoản riêng.

Để đưa công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp đi vào nề nếp theo đúng quy định pháp luật, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành chung của Bộ Tư pháp và yêu cầu triển khai nhiệm vụ cụ thể tại các đơn vị, ngày 21 tháng 02 năm 2014, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Chỉ thị số 02/CT-BTP tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ Tư pháp. Chỉ thị yêu cầu tiếp tục nâng cao trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ trong việc chỉ đạo triển khai đầy đủ, kịp thời và nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. Đồng thời, Chỉ thị cũng đưa ra nhiều giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong thời gian tới như tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và trao đổi chuyên môn trong nội bộ mỗi đơn vị và giữa các đơn vị thuộc Bộ; hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản giấy; Công chức, viên chức và người lao động mới được tuyển dụng, hợp đồng về các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp phải được quán triệt, bồi dưỡng các kiến thức cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ…

Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức quán triệt kịp thời, đầy đủ nội dung Chỉ thị tới toàn thể công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị tạo sự thống nhất trong nhận thức và triển khai thực hiện có hiệu quả Chỉ thị này.

Theo Website Bộ Tư pháp