Một số vấn đề cần quan tâm trong việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý hay trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản được bó thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại, thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

2. Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trịĐơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm lập hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền. Hồ sơ trình gồm: - Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Danh mục tài liệu hết giá trị; - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Mục lục hồ sơ tài liệu giữ lại; - Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

3.Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thành phần Hội đồng gồm: - Chánh văn phòng UBND tỉnh hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy: Chủ tịch Hội đồng. - Đại diện lãnh đạo trong cơ quan, đơn vị trực thuộc có tài liệu đưa ra xét hủy: ủy viên. - Đại diện của lưu trữ cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy: ủy viên.

4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy Sau khi xem xét hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các quy định có liên quan, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy gửi Công văn và hồ sơ đến Sở Nội vụ (qua chi cục Văn thư - Lưu trữ) để thẩm định. Chi cục VT-LT, Sở Nội vụ căn cứ vào văn bản của cơ quan có thẩm quyền cấp trên, đối chiếu với Danh mục tài liệu hết giá trị trong hồ sơ để thẩm tra, tham mưu với lãnh đạo Sở Nội vụ, cho ý kiến bằng văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy. 

5. Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Sau khi có ý kiến thẩm tra của Sở Nội vụ, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị ra quyết định tiêu hủy. 

6. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị có thể tiến hành tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ, hay có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế, lập biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 

7. Lập và lưu Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy./.