GIỚI THIỆU CHUNG

Ban đầu Trung tâm lưu trữ tỉnh là cơ quan chuyên môn trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Sơn La được thành lập theo Quyết định số 1478/1998/QĐ-UB ngày 06/8/1998 của UBND tỉnh. Đến tháng 5/2000 tổ chức Trung tâm được kiện toàn lại trên cơ sở sáp nhập bộ phận Quản lý mạng tin học Văn phòng với tên gọi là Trung tâm lưu trữ và Công nghệ thông tin tỉnh Sơn La theo Quyết định số 880/2000/QĐ-UB ngày 22/5/2000 của UBND tỉnh. Được sự quan tâm chỉ đạo của UBND tỉnh. Trung tâm lưu trữ trực thuộc và chịu sự lãnh đạo toàn diện của Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Lãnh đạo Trung tâm có một Phó Văn phòng kiêm Giám đốc Trung tâm, 1 Phó giám đốc chuyên trách. Tổng biên chế có 09 công chức được tổ chức thành 02 bộ phận gồm bộ phận nghiệp vụ và bộ phận quản lý kho lưu trữ.

Đến 31/8/2004 Trung tâm Lưu trữ và Công nghệ thông tin tỉnh Sơn La tách thành 2 trung tâm gồm: Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La và Trung tâm tin học Văn phòng theo Quyết định số 104/2004/QĐ-UBND, về tổ chức, chịu sự lãnh đạo toàn diện của Văn phòng UBND tỉnh, Lãnh đạo Trung tâm có 01 Phó Văn phòng kiêm Giám đốc Trung tâm, 01 đồng chí Phó giám đốc chuyên trách. Tổng biên chế có 05 công chức, được tổ chức thành 2 bộ phận: Bộ phận quản lý nhà nước và  bộ phận nghiệp vụ, quản lý kho lưu trữ.

Để tiếp tục chỉ đạo, củng cố và đẩy mạnh tổ chức văn thư, lưu trữ thêm một bước tiến mới, ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV về “hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp”. Thông tư này ra đời đã thay thế Thông tư số 40/1998/TT-TTCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ. Tại Chương II, Khoản 1.1 và Khoản 1.2 của Thông tư số 21/2005/TT-BNV quy định: “...Tại Văn phòng UBND tỉnh thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ có chức năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh; Trung tâm Lưu trữ tỉnh trở thành đơn vị sự nghiệp thực hiện chức năng của một lưu trữ lịch sử”. Trên thực tế Phòng Văn thư - Lưu trữ được thành lập ở một số tỉnh, do vậy Phòng Văn thư - Lưu trữ chỉ làm công tác văn thư, lưu trữ hiện hành của Văn phòng UBND tỉnh.

Căn cứ Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ; Nghị định số 136/2005/NĐCP ngày 08/11/2005 của Chính Phủ. Tỉnh Sơn La đã ban hành Quyết định số 39/2006/QĐ-UBND ngày 31/5/2006 của UBND tỉnh Sơn La về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Sơn La. Phòng Văn thư, Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh.

Ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 13/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Nghị định số 14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyên, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh. Theo các quy định này chức năng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ chuyển từ Văn phòng UBND tỉnh, huyện về Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ. Đây là sự thay đổi có tính thống nhất về cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Để cụ thể hóa quy định tại Nghị định 13,14/2008/NĐ-CP của Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 14/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, huyện. Theo quy định của Thông tư, Sở Nội vụ sẽ thành lập Phòng Quản lý văn thư - Lưu trữ và tiếp nhận Trung tâm Lưu trữ tỉnh trên cơ sở tiếp nhận nguyên trạng từ Văn phòng UBND tỉnh. Trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại cấp huyện được chuyển từ Văn phòng UBND huyện về Phòng Nội vụ huyện.

Căn cứ Thông tư trên, UBND tỉnh Sơn La ban hành Quyết định số 1317/QĐ-UBND ngày 19/5/2009 về việc chuyển Trung tâm Lưu trữ từ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh về trực thuộc Sở Nội vụ; với 08 biên chế giao Trung tâm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động, trực thuộc Sở Nội vụ, có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật. Căn cứ Thông tư 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày 21/8/2008 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Mục III Phần I Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện. Căn cứ Quyết định số 20/2008/QĐ-UBND ngày 11/11/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Sơn La về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Sơn La. Để thực hiện chức năng quản lý  nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh, Sở Nội vụ đã thành lập Phòng Quản lý văn thư, Lưu trữ và đi vào hoạt động từ 01/4/2009 với tổng số biên chế 03 công chức.

Tiếp đó, ngày 28 tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Tại Chương 3, Điều 6 của Thông tư quy định: “...Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh”. Với quy định này, Chi cục Văn thư - Lưu trữ vừa thực hiện chức năng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh vừa trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Đối với cấp huyện, chưa có quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện, tại Khoản 1, Điều 7, Chương 3 Thông tư số 02/2010/TT-BNV quy định: “quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ”.

Căn cứ văn bản trên, Uỷ ban nhân dân tỉnh Sơn La đã ban hành Quyết định số 3152/QĐ-UBND ngày 10/12/2010 về thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Trên cơ sở hệ thống các văn bản do các Bộ, ngành ban hành, chỉ đạo về công tác Văn thư, Lưu trữ và tổ chức bộ máy Văn thư, Lưu trữ, ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012, như vậy tại Điểm b, Khoản 2, Điều 20, Mục 3, Chương II Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện”. Do đó bắt đầu từ năm 2012, việc quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp huyện sẽ giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý theo quy định của Luật Lưu trữ, cụ thể quy định tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

Tiếp đó ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 15/2014/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư quy định “Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật”. Tại Khoản 6 Điều 8 Thông tư quy định “Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định cụ thể số lượng, tên gọi các tổ chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ cho phù hợp và hiệu quả. Số lượng các phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ có không quá 02 phòng chuyên môn và 01 đơn vị sự nghiệp là Trung tâm Lưu trữ lịch sử”. Tại Khoản 8 Điều 8 Thông tư quy định “Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Trung tâm Lưu trữ lịch sử có Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và các viên chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ”.

Thực hiện Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ, UBND tỉnh Sơn La đã ban hành Quyết định số 916/QĐ-UBND ngày 06/5/2015 về việc quy định cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Sơn La, Quyết định số 917/QĐ-UBND ngày 06/5/2015 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Ngày 26/10/2018 UBND tỉnh ban hành Quyết định số 2648/QĐ-UBND về việc kiện toàn Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ.

Có thể nói ngay từ những ngày đầu mới thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ đã được Đảng và Nhà nước ta chú trọng, củng cố và quan tâm (từ Kho lưu trữ địa phương, Phòng Lưu trữ tỉnh phát triển thành Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh và nay là Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ) đây cũng là điều kiện thuận lợi hơn cho công tác văn thư, lưu trữ địa phương phát triển và đặc biệt là tổ chức văn thư, lưu trữ ở địa phương phát huy được tính chủ động, tích cực trong quá trình quản lý công tác văn thư, lưu trữ cũng như trong quá trình thực hiện các dịch vụ công hỗ trợ cho công tác văn thư, lưu trữ phát triển./.