Tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện trên địa bàn tỉnh Sơn La năm 2014

Qua công tác kiểm tra, các cơ quan đều xác định công tác văn thư, lưu trữ có vị trí quan trọng, là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Trong quá trình kiểm tra, đoàn kiểm tra kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ, giải quyết và tháo gỡ những vướng mắc tại các huyện trong việc triển khai thực hiện các văn bản nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

Kết quả cho thấy:

           Đối với công tác tổ chức, biên chế làm văn thư, lưu trữ: Các huyện bố trí bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND. Có 02 biên chế chuyên trách làm công tác Văn thư và nghiệp vụ lưu trữ với trình độ từ trung cấp trở lên. Tại các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện có bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác theo dõi và quản lý văn bản thuộc phòng. Tại phòng Nội vụ bố trí 01 biên chế chuyên môn kiêm nhiệm giúp trưởng phòng thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện.

             Đối với công tác truyên truyền, phổ biến các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: UBND các huyện đã thực hiện tốt việc tuyên truyền, phổ biến và triển khai Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ và các văn bản hướng của các cơ quan chức năng về công tác văn thư và nghiệp vụ lưu trữ. Phòng Nội vụ các huyện đã chủ động tham mưu cho UBND huyện phối hợp với Chi cục Văn thư, lưu trữ tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho tất cả công chức, viên chức của các phòng chuyên môn tại huyện. Qua đó, đã làm chuyển biến tích cực việc cập nhật thông tin, văn bản đến tất cả đội ngũ công chức, viên chức nắm bắt về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Các huyện đã triển khai ban hành các văn bản hướng dẫn và thực hiện nghiệp vụ như: Xây dựng Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ; Quyết định về công tác Văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn quy trình nộp lưu tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan…

             Đối với công tác văn thư: Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện đã được thực hiện tốt các nội dung của công tác văn thư. Từ khâu soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của Nhà nước, nội dung văn bản đảm bảo chất lượng; Quản lý văn bản đúng quy trình (tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản kịp thời, chính xác, đăng ký văn bản đi, đến rõ ràng, lưu văn bản theo quy định của Luật); Đã từng bước lập được hồ sơ công việc và nộp lưu tại lưu trữ hiện hành. Tránh được tình trạng mất mát và thất lạc văn bản, tài liệu. Việc quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo theo đúng quy định của các văn bản của Nhà nước ban hành.

           Đối với công tác lưu trữ: Tại 03 huyện đoàn đến kiểm tra, huyện đã bố trí kho tàng, cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt đã làm tốt công tác thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ theo quy định của Luật.

           Bên cạnh đó, đoàn kiểm tra đã chỉ ra một số tồn tại, hạn chế về công tác văn thư, lưu trữ để UBND các huyện khắc phục như: Việc soạn thảo và ban hành văn bản chưa đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chưa xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu theo quy định; Công chức chưa chủ động lập hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn mình đảm nhận.

         Đoàn Kiểm tra kiến nghị với UBND các huyện và Phòng Nội vụ các huyện cần đôn đốc, hướng dẫn các phòng, ban chuyên môn thường xuyên nghiên cứu các văn bản Luật và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; Thu thập, sắp xếp, tài liệu, hồ sơ theo quy định của pháp luật để nộp tại lưu trữ của UBND huyện theo đúng thời gian quy định.