CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Trong những năm qua, các cơ quan quản lý lưu trữ ở các cấp đã có nhiều cố gắng trong việc tập trung quản lý thống nhất và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhà nước để phục vụ có hiệu quả sự lãnh đạo, chỉ đạo của nhà nước và chính quyền các cấp, phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, phát triển kinh tế - xã hội.

1. Tình hình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở Lưu trữ lịch sử tỉnh

Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Lưu trữ lịch sử được được coi là nhiệm vụ quan trọng, đặt lên vị trí hàng đầu của Trung tâm Lưu tữ lịch sử. Số lượng lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu và số lượng tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ khai thác đều tăng lên đáng kể. Trong thời gian qua, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã phục vụ kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay đã lưu trữ hơn 500 mét giá tài liệu, hầu hết là tài liệu hành chính của 09 phông lưu trữ, toàm bộ tài liệu có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn thời điểm xuất phát từ năm 1962. 

Để thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bí mật thông tin tài liệu lưu trữ, Luật Lưu trữ quy định và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ, Ủy ban nhân daantinhr đã  ban hành quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện theo đúng quy định. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sao chụp độc giả nghiên cứu tại phòng đọc; chứng thực lưu trữ  ngày càng khẳng định giá trị tài liệu lưu trữ. 

2. Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Một là, nâng cao hơn nữa nhận thức chung của toàn xã hội và trách nhiệm của lãnh đạo các cấp ủy, cơ quan, chính quyền địa phương về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và vai trò công tác lưu trữ là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức khai thác triệt để giá trị tài liệu lưu trữ của nhà nước phục vụ đắc lực cho các lĩnh vực của đời sống xã hội và phát triển kinh tế trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của tỉnhn nhà. 

Hai là, tiếp tục tuyên truyền, tập huấn Luật lưu trữ và các văn bản khác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ nhằm để hiểu rõ vai trò của công tác văn thư lưu trữ và nâng cao vai trò trách nhiệm của người làm công tác văn thư lưu trữ; từ đó, quan tâm đầu tư đúng mức trên cả hai phương diện là chỉ đạo và tổ chức thực hiện để làm cho công tác văn thư lưu trữ ngày càng phát triển. 

Ba là, Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất cho ngành lưu trữ    

UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện để đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh được hoàn thành kịp tiến độ; Các cơ quan, đơn vị bố trí phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; đồng thời bố trí kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu.  

Bốn là: Ứng dụng những thành tựu của khoa học công nghệ nhất là tin học vào công tác lưu trữ

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, nhu cầu cần thông tin và khai thác nhanh thông tin đã trở thành vấn đề bức bách đối với tất cả mọi người. Để giải quyết yêu cầu khai thác nhanh thông tin, Lưu tữ lịch sử tỉnh cần đẩy mạnh bổ sung, hoàn thiện thông tin trong các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã xây dựng; tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin; sớm bổ sung ban hành quy chế về quản lý, khai thác, tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất nhất là ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và sử dụng có hiệu quả trong thời gian đến./.