Thông tư Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Thông tư Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Ngày 31/8/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phạm Thị Thanh Trà ký ban hành Thông tư số 13/2023/TT-BNV Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Đối tượng áp dụng là Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước và cá nhân thực hiện giải quyết thủ tục hành chính.

Thông tư quy định Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu

Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, két quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua cổng Dịch vụ công quốc gia, cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.          Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).

Thông tư cũng quy định rất chi tiết Định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu

Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử; Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính; Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22 tháng 7 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư này và Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh được kết nối với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuấn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.

Việc Sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan cũng được quy định cụ thể Tại điều 8 của Thông tư.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cũng được quy định cụ thể đén từng cá nhân và tập thể.

Tác giả: Bùi Thị Lý – viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử

File đính kèm: Tải tại đây