HƯỚNG DẪN Nộp hồ sơ thủ tục “ Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ”

I

Nộp hồ sơ trực tuyến

Bước 1

Đăng nhập và khai báo thông tin

Đường dẫn

1

Đăng nhập

- Truy cập trang https://dichvucong.sonla.gov.vn

và nhấp vào Đăng nhập

- Chọn tài khoản bạn muốn sử dụng đăng nhập Cổng dịch vụ công tỉnh Sơn La (có 2 loại tài khoản đăng nhập)

+ Đối với doanh nghiệp nhấp vào phần “Tài khoản cấp bởi Cổng dịch vụ công quốc gia”

+ Đối với cá nhân nhấp vào phần “Tài khoản Định danh điện tử cấp bởi Bộ Công an”

- Sau khi đăng nhập thành công, vào mục Thủ tục hành chính, bên phải màn hình nhấp vào “Bộ thủ tục hành chính cấp tỉnh”, chọn “ Sở Nội vụ” và tiếp tục chọn lĩnh vực “Văn thư và Lưu trữ Nhà nước” tại cửa sổ hiện ra 3 thủ tục hành chính trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Sở Nội vụ, ta chọn mã thủ tục 1.003649.000.00.H52 “Thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ” nhấp vào “Nộp trực tuyến”

- Sau khi nhấp vào biểu tượng “ Nộp trực tuyến” cửa sổ hiện ra ta chọn “TH tài liệu sử dụng rộng rãi - cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ” chọn “đồng ý”

https://dichvucong.sonla.gov.vn

2

Khai báo thông tin

- Nhập đầy đủ thông tin cá nhân

- Trường hợp được ủy quyền đăng ký phải điền đẩy đủ thông tin người ủy quyền

- Tích vào ô “cũng là người nộp hồ sơ”, điền vào ô nội dung giải quyết là “cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ” chọn ô “tiếp tục”

Bước 2

Thành phần hồ sơ

1

Trường hợp cần sao tài liệu (tài liệu photo không có giá trị pháp lý)

- Chọn “Phiếu yêu cầu sao tài liệu” (mẫu 01), ở bước này anh/chị có thể điền biểu mẫu điện tử và ký số hoặc tải biểu mẫu về máy điền đủ thông tin và đính kèm vào hồ sơ

- Cách điền các trường mẫu 01:

(1) Trường “Số”: Để trống

2) Trường “Họ và tên độc giả”: ghi bằng chữ in hoa, đủ dấu (viết đúng họ, chữ đệm và tên ghi trong giấy tờ tùy thân) của người đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

(3) Trường “Số CMND/CCCD/Hộ chiếu/Cơ quan”

+ Nếu đăng ký sử dụng tài liệu phục vụ mục đích cá nhân: điền số giấy tờ tùy thân còn giá trị pháp lý (Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu)

+ Nếu đăng ký sử dụng tài liệu phục vụ cho cơ quan, tổ chức: điền tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức

(4) Trường “STT”: điền số thứ tự

(5) Trường “Tên phông”: điền tên cơ quan ban hành văn bản của văn bản cần sử dụng

(6) Trường “Số ký hiệu hồ sơ/tài liệu”: để trống

(7) Trường “Tên văn bản/tài liệu”: điền loại văn bản, số văn bản, trích yếu nội dung và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

(8) Trường “Từ tờ đến tờ”

+ Trường hợp cần sử dụng toàn bộ nội dung văn bản thì để trống

+ Trường hợp chỉ cần một phần nội dung của văn bản điền số thứ tự tờ cần sử dụng

(9) Trường “Tổng số trang”: điền số lượng trang của văn bản (nếu có)

(10) Trường “Ghi chú”: điền ghi chú bổ sung (nếu có)

(11) Trường “ngày, tháng, năm”: điền ngày, tháng, năm nộp phiếu yêu cầu

(12) Trường “Người yêu cầu”, độc giả ký và ghi rõ họ tên vào phiếu yêu cầu

Mẫu số 01 “Phiếu yêu cầu sao tài liệu”

2

Trường hợp cần chứng thực tài liệu (tài liệu có ký tên, đóng dấu của Trung tâm lưu trữ lịch sử, có giá trị pháp lý)

- Chọn “Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu” (mẫu 02), ở bước này anh/chị có thể điền biểu mẫu điện tử và ký số hoặc tải biểu mẫu về máy điền đủ thông tin, in phiếu, chụp phiếu yêu cầu và tải đính kèm vào hồ sơ

- Cách điền các trường mẫu 02: tương tự cách điền mẫu 01

Mẫu số 02 “Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu”

Bước 3

Hoàn tất thủ tục tra cứu

- Trường “Hình thức nhận kết quả”: chọn “Nhận trực tiếp”

- Check vào dòng chữ “ Tôi chắc rằng các thông tin khai báo trên là đúng sự thật và đồng ý chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên” sau đó nhập “Mã xác nhận^(*)” và chọn “Tiếp tục”

- Trường hợp muốn quay lại các bước trước thì chọn nút “Quay lại”

Bước 4

Nộp hồ sơ

- Hồ sơ đã được nộp thành công, chọn “Đồng ý” để kết thúc quá trình nộp hồ sơ trực tuyến

- Trường hợp không muốn đăng ký “thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ (cấp tỉnh)” nữa thì chọn “Rút hồ sơ” sau đó nhập rõ lý do rút hồ sơ và chọn “đồng ý”

II

Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp

Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Sơn La

- Địa chỉ: tổ 7,  phường Chiềng Cơi, thành phố Sơn La

- Số điện thoại: 02128.556.006

- Email: trungtamluutrulichsutinhsonla@gmail.com

III

Phí khai thác, sử dụng tài liệu

1

Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ”