CHỈ THỊ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA

Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ diễn ra thông suốt, liên tục và an toàn trước, trong và sau quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã; người đứng đầu cơ quan, đơn vị khẩn trương tổ chức, triển khai thực hiện tốt các nội dung sau:

- Thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu:

+ Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

+ Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

+ Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

+ Bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

+ Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Chỉ đạo công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị, địa phương khẩn trương sắp xếp, chỉnh hoàn chỉnh đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để thực hiện quy trình nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật; chỉnh lý, phân loại đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản (chia theo nhóm, cơ cấu tổ chức, thời gian, vấn đề…) thực hiện bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý hoặc phối hợp quản lý. Tài liệu được loại ra sau quá trình chỉnh lý và tài liệu hết thời hạn bảo quản sau khi xác định giá trị tài liệu, thực hiện quy trình tiêu hủy đúng quy định.

- Thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành; đối với hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành ghi rõ: tên công việc; tên người được giao giải quyết chính; số lượng văn bản, tài liệu đã có; thời hạn giải quyết (nếu có). Hoàn thành xong trước ngày 30/5/2025.

- Bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. 

- Phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản xác định số lượng tài liệu và khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành iOffice theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trong đó trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành của các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo. Trích xuất và đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, đơn vị, địa phương đã ngừng hoạt động bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Có các biện pháp cấp bách khác phù hợp với điều kiện thực tiễn tại các cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Bố trí công chức, viên chức và các nguồn lực cần thiết thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương mới cần kịp thời chỉ đạo thực hiện mở mới hoặc mở lại tài khoản của cơ quan, hệ thống số, ký hiệu văn bản đi, đến, lập sổ đăng ký và quản lý văn bản bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ công việc theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; đăng ký cấp chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ theo quy định tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ.

- Giao nộp con dấu hết giá trị sử dụng về cơ quan đăng ký mẫu con dấu để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.

Nguyễn Mai Anh - TTLTLS

Xem toàn văn Chỉ thị tại đây:

File đính kèm: Tải tại đây