Tăng cường hoạt động công bố tài liệu tại Lưu trữ lịch sử

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đang quản lý khối lượng lớn tài liệu lưu trữ được hình thành từ các cơ quan, tổ chức; là nguồn nộp lưu và những tài liệu sưu tầm được từ các nguồn trong và ngoài tỉnh. Để khai thác nguồn thông tin giá trị này, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La tổ chức triển khai hoạt động giới thiệu và công khai các thông tin trong tài liệu để công chúng biết đến và sử dụng hiệu quả. 

 Chủ trương bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã được đề ra trong Báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X của Đảng năm 2006. Kể từ đó đến nay, hoạt động công bố lưu trữ lịch sử đã được quan tâm và được thể hiện trong các văn bản, như: Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, dự kiến: “đến năm 2030 sẽ có 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 50% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân hằng năm, phục vụ 20.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong đó 20% thông tin của tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng”. Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ cần “bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả”; Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chương trình công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế – xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước, các lưu trữ có trách nhiệm “… công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ chiến lược phát triển kinh tế – xã hội của đất nước thông qua các hình thức: trưng bày, triển lãm, xuất bản ấn phẩm, xây dựng phim, phóng sự trên các phương tiện thông tin đại chúng và các hình thức khác; nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác công bố tài liệu lưu trữ; đầu tư cơ sở vật chất phục vụ hoạt động công bố tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử nhà nước; xây dựng cổng thông tin công bố tài liệu lưu trữ quốc gia”. Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La ban hành Quyết định số 1737/QĐ-UBND ngày 08/9/2023 về việc ban hành Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/2/2023 của Thủ tướng Chính phủ.

Các văn bản chỉ đạo trên tạo nên hành lang pháp lý quan trọng để thực hiện hoạt động công bố tại Lưu trữ lịch sử.

Hoạt động công bố tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử cần triển khai thực hiện một số giải pháp sau:

Một là, để tổ chức công bố tài liệu lưu trữ, Lưu trữ lịch sử cần tham mưu xây dựng kế hoạch tổng thể (dài hạn), từ kế hoạch tổng thể, cần xây dựng kế hoạch công bố của từng năm, trong đó thể hiện rõ số lượng hoạt động công bố, chủ đề công bố, hình thức công bố, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời gian thực hiện, kinh phí thực hiện. Với mỗi hoạt động công bố cần được xây dựng bản kế hoạch cụ thể nhằm xác định rõ mục đích công bố, chủ đề công bố, kế hoạch sưu tầm tài liệu, tiến độ thực hiện, địa điểm tổ chức, phân công công việc và dự trù kinh phí.

Hai là, lựa chọn chủ đề công bố. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi có sự am hiểu về khối tài liệu cần công bố, sự linh hoạt và sáng tạo trong đặt tên sản phẩm công bố và sự phối hợp giữa các cá nhân được phân công nhiệm vụ công bố tài liệu lưu trữ trong cơ quan lưu trữ lịch sử.

Ba là, sưu tầm và lựa chọn tài liệu lưu trữ để công bố. Việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu lưu trữ để công bố có vai trò quyết định đến chất lượng của sản phẩm công bố. Các tài liệu lưu trữ được lựa chọn phải bảo đảm độ tin cậy, tính chính xác cao, đa dạng về loại hình và có sự độc đáo về hình thức và nội dung. Do đó, tài liệu lưu trữ được sưu tầm và lựa chọn cần là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp. Nếu là tài liệu sưu tầm cần bảo đảm yêu cầu đặc sắc, quý, hiếm.

Bốn là, lựa chọn hình thức công bố tài liệu lưu trữ phù hợp (Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên mạng diện rộng internet; giới thiệu trên website; giới thiệu trên mạng xã hội; viết bài công bố trên báo, tạp chí chuyên ngành; hội thảo, tọa đàm; triển lãm trực tiếp, triển lãm online; xuất bản ấn phẩm, xây dựng phim, phóng sự trên các phương tiện thông tin đại chúng; …). Nội dung tài liệu công bố cần đảm bảo: phản ánh đúng chủ đề, phù hợp với nhóm đối tượng cụ thể; độ tin cậy, tính chính xác cao và có thể kết hợp các hình thức công bố khác nhau để đáp ứng tốt nhất nhu cầu đa dạng của công chúng, đây là yếu tố quyết định đến sự thành công của hoạt động công bố tài liệu lưu trữ.

Năm là, phối hợp với cơ quan, đơn vị: Báo; Đài phát thanh, truyền hình; đội ngũ cộng tác viên; … để giới thiệu rộng rãi nội dung của những tài liệu cần công bố. Thông qua nhiều hình thức tuyên truyền giúp nhân dân hiểu hơn về giá trị của tài liệu lưu trữ, từ đó nâng cao nhận thức trong công tác bào tồn, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Công bố tài liệu lưu trữ là hoạt động đòi hỏi sự chủ động, linh hoạt và sáng tạo trong công tác tổ chức thực hiện. Những người làm lưu trữ cần nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn để tài liệu lưu trữ được lan tỏa và phát huy giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ.

Dưới đây là một số hình ảnh công bố tài liệu trực tuyến về công tác thi đua khen thưởng tỉnh Sơn La trên trang web http://luutru.sonla.gov.vn

                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Khổng Thị Hữu - PGĐPT TTLTLS