Kết quả khảo sát, hướng dẫn phân loại tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy tại các huyện, thị xã, thành phố

Triển khai thực hiện Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 03/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính trên địa bàn tỉnh Sơn La; Quyết định số 878/QĐ-UBND ngày 18/4/2025 của UBND tỉnh về việc ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị 08/CT-UBND ngày 03/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh. Sở Nội vụ đã thành lập các tổ công tác đến 12/12 huyện, thị xã, thành phố để khảo sát, nắm tình hình tài liệu tại các địa phương và hướng dẫn thực hiện việc rà soát, phân loại hồ sơ, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Tổ công tác khảo sát, hướng dẫn tại huyện Thuận Châu

Tổ công tác khảo sát, hướng dẫn tại huyện Mai Sơn

Tổ công tác khảo sát, hướng dẫn tại huyện Sông Mã

Qua khảo sát, thống kê cho thấy, hiện nay lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, phường, thị trấn thuộc UBND cấp huyện trên địa tỉnh là khá nhiều. Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, chưa được sắp xếp, chỉnh lý, dẫn đến tình trạng tồn đọng, tích đống với số lượng lớn. Phòng, kho bảo quản tài liệu chưa được đầu tư đủ các trang thiết bị bảo quản theo quy định.

UBND các huyện đã chủ động, kịp thời ban hành văn bản để lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai thực hiện việc rà soát, thống kê, phân loại và bàn giao tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy nhằm đảo bảo yêu cầu nhiệm vụ, tiến độ đề ra tại Quyết định số 878/QĐ-UBND của UBND tỉnh và Công văn số 334/SNV-TTLT của Sở Nội vụ.

Tuy nhiên, ở một số huyện còn gặp phải khó khăn, vướng mắc như: lúng túng trong quá trình phân loại tài liệu; việc lựa chọn địa điểm tập kết tài liệu và bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu; đặc biệt do khối lượng tài liệu tồn đọng lớn cần phải xử lý nghiệp vụ cùng với thời gian hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, do vậy các cơ quan, đơn vị rất khó để hoàn thành việc phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ đảm bảo theo đúng quy định.

Trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tiếp tục tham mưu cho Lãnh đạo Sở Nội vụ triển khai các nội dung nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng trong quá trình chỉnh lý, phân loại và bàn giao tài liệu tại các huyện, thị xã, thành phố đảm bảo kịp thời, hiệu quả.

Một số hình ảnh tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý, phân loại tại các cơ quan, đơn vị

Phạm Đình Thắng - TTLTLS