CHỈNH LÝ TÀI LIỆU - NỀN TẢNG QUAN TRỌNG TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Trong bối cảnh hiện nay, việc lưu trữ tài liệu không chỉ đơn thuần là bảo quản thông tin mà còn là hoạt động chiến lược của mỗi cơ quan, tổ chức. Khi khối lượng tài liệu ngày càng gia tăng, công tác chỉnh lý tài liệu cũng trở thành một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng đóng vai trò then chốt, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc quản lý, gìn giữ, khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh và xây dựng chính quyền địa phương.

Theo thời gian, lượng tài liệu ngày càng lớn và phức tạp. Nếu không được chỉnh lý khoa học, tài liệu sẽ bị lẫn lộn, hư hỏng, thậm chí bị thất lạc, gây khó khăn trong việc tra cứu, khai thác và sử dụng. Chỉnh lý tài liệu là quá trình sắp xếp, phân loại, hệ thống hóa, xác định giá trị và lập công cụ tra cứu đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đây là bước then chốt giúp tài liệu từ tình trạng “thô” ban đầu trở nên khoa học, dễ tìm, dễ khai thác và bền vững theo thời gian. Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng giúp các cơ quan, đơn vị chủ động kiểm soát được khối lượng, chất lượng tài liệu đang quản lý, loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giữ lại những tài liệu có giá trị lâu dài, từ đó tối ưu hóa không gian lưu trữ và tiết kiệm chi phí cho cơ quan, tổ chức. Khi tài liệu được sắp xếp khoa học, việc tra cứu, khai thác trở nên nhanh chóng, chính xác, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực. Đặc biệt, trong điều kiện chuyển đổi số ngành lưu trữ, chỉnh lý tài liệu là bước đệm quan trọng để xây dựng cơ sở dữ liệu số, giúp quản lý tài liệu hiệu quả trên nền tảng công nghệ, từng bước hướng tới hình thành chính phủ điện tử và chính quyền số.

Thực tế hiện nay cho thấy, tại một số cơ quan, đơn vị, công tác chỉnh lý tài liệu vẫn còn bị xem nhẹ hoặc chưa thực hiện đúng quy trình. Đây cũng là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại gây ảnh hưởng đến công tác quản lý, khai thác, sử dụng. Để công tác chỉnh lý tài liệu đi vào nề nếp, các cơ quan, đơn vị và cá nhân cần quan tâm triển khai một số công việc trọng tâm sau:

1. Khảo sát và lập phương án chỉnh lý

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình chỉnh lý tài liệu là khảo sát thực trạng tài liệu và xây dựng phương án chỉnh lý chi tiết. Công tác khảo sát bao gồm đánh giá số lượng, thành phần, tình trạng vật lý của tài liệu, cũng như xác định giá trị và mục đích sử dụng. Phương án chỉnh lý cần nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, phạm vi, thời gian, kinh phí, nhân lực và các bước thực hiện cụ thể. Đây cũng là bước nền tảng, quyết định sự thành công của toàn bộ quá trình. Công tác khảo sát không chỉ dừng lại ở việc xem xét số lượng mà còn phải đánh giá chất lượng tài liệu. Cụ thể:

Xác định nguồn gốc tài liệu: Tài liệu này được hình thành từ cơ quan, tổ chức nào? Thuộc thời kỳ nào?

Phân loại sơ bộ: Tài liệu thuộc loại gì (công văn, báo cáo, quyết định, hồ sơ nhân sự...)?

Đánh giá tình trạng vật lý: Tài liệu có bị ẩm mốc, rách nát, mục nát không? Tình trạng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn phương pháp xử lý và bảo quản.

Ước tính khối lượng: Đây là cơ sở để dự toán kinh phí, nhân lực và thời gian thực hiện.

Từ kết quả khảo sát, phương án chỉnh lý được xây dựng chi tiết, bao gồm:

Mục đích: Nhằm phục vụ công tác nghiên cứu, tra cứu, hay chỉ đơn thuần là bảo quản?

Nguyên tắc chỉnh lý: Áp dụng nguyên tắc nào (nguyên tắc xuất xứ, nguyên tắc liên hệ logic...)?

Thành phần và cấu trúc hồ sơ: Hồ sơ sẽ được lập theo từng vụ việc, từng giai đoạn hay theo chủ thể?

2. Phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ

Sau khi có phương án chỉnh lý được phê duyệt, công việc tiếp theo là phân loại và sắp xếp tài liệu. Quá trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng để đảm bảo tài liệu được phân chia theo đúng nguyên tắc nghiệp vụ như nguyên tắc xuất xứ, nguyên tắc tài liệu gốc – bản sao, nguyên tắc liên hệ logic…

Phân loại: Đây là công việc đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ. Tài liệu sẽ được phân chia thành các nhóm lớn, sau đó chi tiết hóa thành từng hồ sơ. Ví dụ: tài liệu về công tác tài chính, tài liệu về công tác tổ chức, tài liệu về hoạt động chuyên môn...

Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Các văn bản trong một hồ sơ phải được sắp xếp theo một trật tự hợp lý (thường là theo thời gian hoặc theo trình tự giải quyết công việc).

Lập hồ sơ: Đây là công đoạn biến các văn bản riêng lẻ thành một đơn vị thống nhất và khoa học. Mỗi hồ sơ cần có đầy đủ các thông tin: tiêu đề hồ sơ, số thứ tự, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ...

3: Lập mục lục hồ sơ và mục lục tài liệu tiêu hủy

Mục lục hồ sơ: Đây là công cụ quản lý quan trọng nhất, giúp tra cứu và tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng. Mục lục cần ghi chép đầy đủ thông tin của từng hồ sơ đã được chỉnh lý, bao gồm số thứ tự, ký hiệu, tiêu đề, thời gian, số tờ...

Mục lục tài liệu tiêu hủy: Đối với những tài liệu không còn giá trị sử dụng, cần lập một danh mục riêng để tiến hành tiêu hủy theo đúng quy định. Việc này giúp giảm tải không gian lưu trữ và tối ưu hóa công tác quản lý.

4: Bổ sung thông tin và bảo quản

Bổ sung thông tin: Sau khi hoàn thành việc chỉnh lý, các thông tin về hồ sơ sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Việc này rất quan trọng trong bối cảnh hiện nay, khi các cơ quan đang đẩy mạnh việc số hóa tài liệu.

Bảo quản: Đây là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Tài liệu cần được bảo quản trong điều kiện lý tưởng về nhiệt độ, độ ẩm để tránh hư hỏng. Việc sử dụng các hộp, tủ đựng chuyên dụng, và kiểm tra định kỳ là vô cùng cần thiết.

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy là một chuỗi công việc phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu. Việc nắm vững và thực hiện đúng các bước này không chỉ giúp bảo tồn nguồn tài liệu quý giá mà còn nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác, phục vụ tốt hơn cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.

Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu nói riêng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình của các cơ quan nhà nước. Tài liệu được chỉnh lý đúng quy trình sẽ giúp phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và cung cấp thông tin cho công dân một cách kịp thời, chính xác.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La là cơ quan trực tiếp tiếp nhận và quản lý khối tài liệu lịch sử của tỉnh, luôn xác định công tác chỉnh lý tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục. Chúng tôi mong muốn nhận được sự phối hợp chặt chẽ từ các cơ quan, đơn vị trong việc bàn giao, quản lý và chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. Mỗi hồ sơ, mỗi tài liệu được chỉnh lý không chỉ là minh chứng cho sự phát triển của chính quyền và nhân dân Sơn La, mà còn là tài sản vô giá, góp phần làm phong phú kho tàng lịch sử dân tộc./.

Dưới đây là một số hình ảnh triển khai thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện sắp xếp, phân loại tài liệu

Tài liệu được đưa vào bìa hồ sơ

Viên chức Trung tâm thực hiện việc dán tem lên cặp/hộp tài liệu

Viên chức thực hiện sắp xếp cặp (hộp) lên giá, hoàn thiện quy trình chỉnh lý tài liệu

                                                                Nguyễn Thị Mai Anh - TTLTLS

File đính kèm: Tải tại đây