Chủ động bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão

Mỗi hồ sơ, mỗi trang tài liệu đều chứa đựng dấu ấn của quá trình chỉ đạo, điều hành, là bằng chứng xác thực phục vụ công tác quản lý Nhà nước, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Vì vậy, việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, nhất là trong mùa mưa bão, là nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự quan tâm, chủ động của tất cả các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Để bảo đảm an toàn cho tài liệu trong mùa mưa bão các cá nhân, cơ quan, đơn vị cần triển khai một số biện pháp:

- Tăng cường công tác tuyên truyền:  phổ biến quán triệt cho CBCNV về việc đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu; theo dõi diễn biến về mưa bão trên các phương tiện thông tin đại chúng và nội bộ.

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiện trạng kho lưu trữ: Trước mùa mưa bão, cần tiến hành kiểm tra toàn diện cơ sở vật chất của kho lưu trữ. Các hạng mục như mái nhà, tường, cửa sổ, hệ thống thoát nước và chống thấm phải được rà soát kỹ lưỡng để phát hiện và khắc phục kịp thời các điểm rò rỉ, nứt vỡ, thấm tường, rò rỉ nước, sàn thấp dễ ngập. Hệ thống thoát nước, cửa chống ngập và các thiết bị điện, điều hòa, hút ẩm và chiếu sáng cũng cần được bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt.

- Kiểm soát điều kiện môi trường: Tài liệu lưu trữ rất nhạy cảm với độ ẩm và nhiệt độ. Cần trang bị thiết bị đo, theo dõi và điều chỉnh các yếu tố này thường xuyên, đặc biệt trong những ngày mưa kéo dài. Sử dụng thiết bị hút ẩm, quạt thông gió và vật tư bảo quản chuyên dụng là rất cần thiết.

- Sắp xếp, kê cao tài liệu: Không đặt tài liệu trực tiếp xuống sàn kho, cần sử dụng kệ sắt, giá đỡ có độ cao phù hợp cách mặt đất ít nhất 10-15 cm, tránh tiếp xúc trực tiếp với sàn nhà. Các hộp, bìa, túi đựng tài liệu cần làm từ vật liệu chống ẩm, không axit để hạn chế hư hại. Đối với những tài liệu quan trọng cần được bọc kín bằng vật liệu chống ẩm hoặc đặt trong hộp bảo quản chuyên dụng.

- Xây dựng phương án ứng phó khẩn cấp: Mỗi cơ quan, đơn vị cần có kế hoạch ứng phó khẩn cấp cụ thể cho công tác bảo quản tài liệu trong mùa mưa lũ. Kế hoạch cần bao gồm quy trình di chuyển tài liệu khi có nguy cơ ngập, danh sách nhân sự phụ trách, phương tiện bảo hộ, vật tư cần thiết và phương án khôi phục sau thiên tai. Việc tổ chức tập huấn, diễn tập định kỳ giúp nâng cao năng lực ứng phó và giảm thiểu thiệt hại.

- Tăng cường số hóa tài liệu: Việc số hóa tài liệu không chỉ giúp khai thác tiện lợi mà còn là giải pháp an toàn trong trường hợp bản gốc bị hư hại. Các đơn vị nên chủ động lập danh mục tài liệu ưu tiên số hóa và có biện pháp lưu trữ bản số an toàn, bảo mật.

- Tập huấn và phân công nhiệm vụ rõ ràng: Nhân sự làm công tác lưu trữ cần được hướng dẫn cách xử lý tình huống, biết sử dụng các thiết bị bảo quản và chủ động trong các phương án bảo vệ tài liệu. Cần phân công người trực trong thời điểm có mưa bão lớn để kịp thời theo dõi và xử lý khi có sự cố xảy ra.

- Đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm và Phòng chống nấm mốc và côn trùng gây hại. Cần duy trì độ ẩm trong kho ở mức 50-60% và nhiệt độ khoảng 18-22°C. Việc sử dụng máy hút ẩm, quạt thông gió và thiết bị đo độ ẩm là cần thiết để kiểm soát môi trường lưu trữ. Nấm mốc và côn trùng thường phát triển mạnh trong điều kiện ẩm thấp. Cần thường xuyên vệ sinh kho, loại bỏ bụi bẩn, rác thải và kiểm tra các góc khuất. Có thể sử dụng các chất hút ẩm tự nhiên như vôi bột, than hoạt tính hoặc túi hút ẩm silica gel. Đối với tài liệu đã bị mốc, cần tách riêng, làm khô và xử lý bằng phương pháp chuyên dụng để tránh lây lan.

Sau mưa lũ, cần:

- Kiểm tra tình trạng tài liệu và mức độ thiệt hại để phát hiện sớm các dấu hiệu hư hại như ẩm ướt, nấm mốc.

- Trường hợp tài liệu bị ướt cần được làm khô ngay bằng cách lau sạch và phơi ở nơi thoáng gió, tránh ánh nắng trực tiếp.

- Xử lý nấm mốc theo hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn.

- Tiếp tục thực hiện vệ sinh tài liệu và kho lưu trữ để ngăn ngừa nấm mốc, côn trùng và các tác nhân gây hại.

Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La

Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ - nguồn di sản quý giá của tỉnh Sơn La, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã và đang triển khai nhiều biện pháp chủ động, đồng bộ nhằm phòng ngừa, ứng phó hiệu quả với diễn biến thời tiết cực đoan:

Trung tâm đã tiến hành kiểm tra, rà soát hệ thống kho lưu trữ, mái che, cửa sổ, đường thoát nước, đảm bảo kín, khô, không thấm dột. Các thiết bị kiểm soát nhiệt ẩm, hệ thống giá kệ, vật tư phòng chống cháy nổ, chống ẩm mốc được bảo dưỡng định kỳ. Đối với các loại tài liệu có giá trị đặc biệt hoặc tài liệu dễ hư hại, Trung tâm thực hiện bọc chống ẩm, kê giá cao, bố trí khu vực bảo quản riêng biệt, hạn chế tối đa nguy cơ ẩm mốc, hư hỏng do tác động của thời tiết.

Cùng với đó, Trung tâm tăng cường công tác tuyên truyền, hướng dẫn các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chủ động phòng chống mưa bão, đảm bảo an toàn kho tàng, thiết bị bảo quản và tài liệu đang quản lý; thực hiện nghiêm chế độ trực, sẵn sàng ứng phó khi có tình huống bất thường xảy ra.

Bảo quản tài liệu trong mùa mưa lũ và thiên tai không chỉ là nhiệm vụ của riêng cán bộ lưu trữ, mà cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có liên quan trong việc phòng chống thiên tai, ứng phó với biến đổi khí hậu, hướng đến một hệ thống lưu trữ hiện đại và an toàn.

Bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên mà còn là trách nhiệm của mỗi cán bộ, viên chức trong việc gìn giữ, phát huy giá trị di sản tư liệu của tỉnh Sơn La - phục vụ công tác nghiên cứu, quản lý và giáo dục truyền thống cho hôm nay và mai sau./.

Nguyễn Thị Mai Anh - TTLTLS