CHUYỂN ĐỔI SỐ - BƯỚC ĐI TẤT YẾU TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU HIỆN NAY

Có những giá trị không nằm ở hiện tại, mà được gửi gắm trong từng trang giấy cũ, trong những con dấu mờ phai hay dòng chữ thời gian còn lưu lại. Đó là ký ức của một vùng đất, là chứng nhân của lịch sử, là nguồn tư liệu quý giá góp phần hình thành bản sắc và truyền thống dân tộc. Giữ gìn, bảo tồn và phát huy giá trị của những tài liệu ấy không chỉ là trách nhiệm của ngành lưu trữ, mà còn là cách chúng ta tri ân quá khứ và tạo nền tảng cho tương lai.

Trong kỷ nguyên công nghệ số hôm nay, khi dữ liệu trở thành tài sản vô giá của mỗi quốc gia, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ chính là cây cầu nối quá khứ với tương lai - vừa bảo vệ ký ức dân tộc, vừa mở ra hướng đi mới cho một nền quản lý hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Chuyển đổi số - khâu đột phá trong công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ vốn gắn liền với việc bảo quản, khai thác và phát huy giá trị tài liệu phục vụ quản lý, nghiên cứu, giáo dục và đời sống xã hội. Tuy nhiên, trong bối cảnh khối lượng tài liệu ngày càng lớn, nhiều loại hình vật mang tin dễ hư hỏng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ là giải pháp mang tính đột phá.

Chuyển đổi số giúp bảo vệ an toàn lâu dài cho tài liệu; tăng khả năng tra cứu, truy cập nhanh chóng, chính xác; tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực; đồng thời góp phần nâng cao chất lượng phục vụ, tạo thuận lợi cho người dân và cơ quan, tổ chức khi khai thác thông tin. Không chỉ dừng lại ở đó, chuyển đổi số còn mở ra cơ hội hình thành “Kho lưu trữ điện tử” - nơi ký ức quá khứ được lưu giữ bằng công nghệ hiện đại, giúp phát huy tối đa giá trị tài liệu phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng chính quyền số và hội nhập quốc tế.

Ý nghĩa và tầm quan trọng của chuyển đổi số trong lưu trữ

Chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ không đơn thuần là số hóa tài liệu hay quản lý bằng phần mềm, mà là quá trình toàn diện, bao gồm cả chuyển đổi nhận thức, quy trình và phương thức làm việc. Nó giúp thay đổi tư duy từ “bảo quản thụ động” sang “phát huy chủ động”, biến kho lưu trữ từ không gian tĩnh thành “trung tâm dữ liệu sống”, nơi thông tin được chia sẻ, kết nối và phục vụ kịp thời cho sự chỉ đạo, điều hành của các cấp, các ngành. Với tầm nhìn dài hạn, chuyển đổi số chính là nền tảng để xây dựng “Lưu trữ thông minh - Dữ liệu mở - Phục vụ hiệu quả”, gắn kết chặt chẽ giữa công tác lưu trữ với tiến trình xây dựng chính phủ số, xã hội số, kinh tế số ở Việt Nam.

Hướng đi và trách nhiệm trong giai đoạn mới

Để hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số, cần có sự vào cuộc đồng bộ của các cấp, các ngành và toàn xã hội:

- Cơ quan quản lý nhà nước cần ban hành cơ chế, chính sách, hướng dẫn đồng bộ về hạ tầng kỹ thuật, tiêu chuẩn dữ liệu và an toàn thông tin.

- Đội ngũ cán bộ lưu trữ phải không ngừng học tập, nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin, thích ứng linh hoạt với môi trường làm việc số.

- Các cơ quan, đơn vị cần chủ động đầu tư hạ tầng, thiết bị, triển khai phần mềm quản lý tài liệu điện tử và công tác số hóa phù hợp với điều kiện thực tế.

Chuyển đổi số chỉ thực sự thành công khi mỗi cán bộ, công chức, viên chức đều nhận thức sâu sắc ý nghĩa, vai trò của công tác lưu trữ và coi đó là trách nhiệm chung trong việc gìn giữ ký ức quốc gia.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đang từng bước trong hành trình chuyển đổi số

Nhận thức rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đã và đang tích cực triển khai thực hiện nhiều giải pháp, cụ thể: tăng cường số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử; ứng dụng xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý, tra cứu phục vụ khai thác tài liệu trực tuyến; ứng dụng phần mềm nghiệp vụ lưu trữ; đồng thời nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ trong môi trường làm việc hiện đại.

Với tinh thần đổi mới, sáng tạo và trách nhiệm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đang cố gắng nỗ lực hướng tới mục tiêu “bảo tồn di sản - phát huy giá trị - phục vụ hiệu quả”, góp phần quan trọng vào tiến trình chuyển đổi số ngành Nội vụ và xây dựng chính quyền số của tỉnh.

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đang triển khai số hóa tài liệu

Tập thể lãnh đạo và viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La

Chuyển đổi số trong công tác lưu trữ tài liệu - không chỉ là xu hướng tất yếu mà còn là hành trình gìn giữ ký ức dân tộc bằng tri thức và công nghệ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La tích đang tích cực hướng đến hành trình hiện đại hóa lưu trữ, bảo tồn di sản và phục vụ hiệu quả hơn trong kỷ nguyên số./.

Khổng Thị Hữu - Phó Giám đốc phụ trách TTLTLS