Vai trò của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Sơn La trong việc gìn giữ ký ức hành chính sau sắp xếp bộ máy

Việc tổ chức thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã) được xem là bước đi quan trọng trong tiến trình đổi mới, tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chính quyền cơ sở. Tại tỉnh Sơn La, việc sắp xếp được triển khai nghiêm túc, đồng bộ, góp phần xây dựng chính quyền gần dân, sát dân, phục vụ nhân dân.

Cùng với những kết quả đạt được, sự thay đổi về tổ chức bộ máy hành chính đã đặt ra những yêu cầu mới trong công tác quản lý nhà nước, đặc biệt là trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ. Hàng nghìn hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính cấp huyện, cấp xã trước khi sắp xếp cần được phân loại, chỉnh lý, chuyển giao và bảo quản đúng quy định.

Trong bối cảnh đó, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Sơn La được giao trọng trách đảm bảo việc tiếp nhận, bảo quản, số hóa và khai thác hiệu quả khối tài liệu hành chính sau sắp xếp, góp phần duy trì tính liên tục, minh bạch trong hoạt động của bộ máy chính quyền.

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh đóng vai trò chủ chốt trong việc hướng dẫn, thẩm định, tiếp nhận và quản lý tài liệu của địa phương. Đặc biệt, Trung tâm đã chủ động triển khai xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cấp huyện, Đề án số hóa tài liệu, đảm bảo quản lý tài liệu thống nhất, liên thông từ cấp tỉnh đến cấp xã.

Trong quá trình thực hiện, vẫn còn nhiều khó khăn như: khối lượng tài liệu lớn, điều kiện bảo quản hạn chế, công nghệ và nhân lực chưa đáp ứng đầy đủ. Bên cạnh đó, quy trình bàn giao, phân loại, xác định giá trị tài liệu giữa các đơn vị sau sắp xếp còn gặp nhiều vướng mắc.

Trước những thách thức đó, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Sơn La đã xác định rõ trách nhiệm và chủ động đề xuất các giải pháp đồng bộ: tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc bàn giao tài liệu; tham mưu đảm bảo nguồn lực, cơ sở vật chất, kinh phí; đẩy mạnh số hóa, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu (đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của UBND cấp huyện trước khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp trên địa bàn tỉnh Sơn La, giai đoạn 2026-2030 tại Quyết định số 2718/QĐ-UBND ngày 01/11/2025; Công văn số 2297/SNV-TTLTLS ngày 10/10/2025 của Sở Nội vụ về việc bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão; Kế hoạch số 237/KH-TTLTLS ngày 21/11/2025 của Trung tâm Lưu trữ lịch sử về kiểm tra kho tài liệu tại UBND các xã, phường trên địa bàn tỉnh).

Với vai trò “ngôi nhà ký ức” của tỉnh, Trung tâm không chỉ bảo quản mà còn tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Việc sắp xếp bộ máy hành chính sẽ làm phát sinh nhu cầu khai thác hồ sơ của cấp huyện cũ – vì vậy yêu cầu đặt ra cho Trung tâm là đảm bảo tài liệu được quản lý chặt, bảo đảm truy cập nhanh, chính xác. Ngoài ra, Trung tâm còn quan tâm đẩy mạnh việc chuyển đổi số tài liệu, đồng thời thực hiện việc rà soát, nâng cấp phông lưu trữ.

Công tác quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp được xem là nhiệm vụ vừa mang tính cấp bách, vừa mang ý nghĩa lâu dài đối với địa phương. Việc làm tốt công tác này sẽ góp phần giữ gìn toàn vẹn khối tài liệu hành chính, bảo đảm tính liên tục trong quản lý nhà nước, đồng thời phát huy giá trị tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo và nghiên cứu lịch sử của tỉnh.

Tập thể lãnh đạo và viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La
thể hiện quyết tâm thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ được giao.

Với tinh thần chủ động, sáng tạo và trách nhiệm, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Sơn La quyết tâm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và giữ gìn di sản tư liệu quý giá của địa phương./.

Nguyễn Thị Mai Anh - TTLTLS