Tăng cường quản lý tài liệu tại cấp xã trong bối cảnh thực hiện chính quyền địa phương hai cấp và triển khai đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng

Đây là cấp trực tiếp phát sinh khối lượng lớn hồ sơ, thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước, đồng thời giữ vai trò đầu tiên trong chu trình hình thành – thu thập – bảo quản tài liệu của tỉnh. Tuy nhiên, hiện nay, công tác lưu trữ cấp xã đang đối mặt với nhiều yêu cầu và thách thức mới, đặc biệt khi tỉnh Sơn La triển khai mạnh mẽ Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Quyết định số 2718/QĐ-UBND ngày 01/11/2025 của UBND tỉnh.

Trong nhiều năm qua, do khối lượng công việc lớn, cán bộ phụ trách kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, cùng với điều kiện kho tàng còn hạn chế, nhiều xã, phường vẫn còn lượng lớn tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý đầy đủ theo quy định.

Đặc biệt, theo Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của UBND tỉnh ban hành tại Quyết định số 2718/QĐ-UBND ngày 01/11/2025, sau khi tài liệu cấp xã được chỉnh lý hoàn chỉnh, toàn bộ tài liệu có thời hạn bảo quản sẽ được bàn giao về UBND cấp xã để tiếp tục lưu giữ, quản lý và phục vụ giải quyết công việc. Điều này đồng nghĩa với việc trong thời gian tới, cấp xã sẽ tiếp nhận khối lượng tài liệu rất lớn, từ nhiều giai đoạn, đòi hỏi chuẩn bị đầy đủ về kho, giá tủ, nhân lực và quy trình nghiệp vụ.

Để đáp ứng yêu cầu tăng cường quản lý tài liệu trong giai đoạn mới, UBND cấp xã cần tập trung triển khai các nhiệm vụ trọng tâm sau:

- Chuẩn bị đầy đủ điều kiện kho lưu trữ theo đúng quy định; bố trí kho hoặc phòng lưu trữ riêng, đảm bảo các điều kiện tối thiểu về: diện tích, nền cao ráo, chiếu sáng, thông gió, an toàn điện, phòng cháy chữa cháy, khóa bảo vệ; trang bị tủ hồ sơ, giá sắt, sổ theo dõi, bố trí khoa học theo quy định hiện hành; tuyệt đối không để tài liệu nơi ẩm thấp hoặc để chung với vật dụng không liên quan.

- Sẵn sàng tiếp nhận tài liệu sau chỉnh lý từ đề án của tỉnh.

- Thực hiện lập hồ sơ, phân loại và kết thúc hồ sơ hằng năm: Lập danh mục hồ sơ theo từng lĩnh vực; đảm bảo mỗi công việc đều có hồ sơ tương ứng. Kết thúc hồ sơ đúng thời gian, phân loại tài liệu có thời hạn, xác định tài liệu hết giá trị để loại hủy theo quy định.

- Nâng cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu: Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm toàn diện về quản lý tài liệu hình thành tại địa phương; đồng thời chỉ đạo công chức văn thư - lưu trữ tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

- Chủ động ứng dụng công nghệ thông tin và chuẩn bị số hoá: Triển khai lập hồ sơ điện tử song song hồ sơ giấy; xây dựng thói quen “tạo lập hồ sơ ngay khi bắt đầu giải quyết công việc”, tránh dồn tích.

- Phối hợp chặt chẽ với cơ quan lưu trữ của tỉnh trong quá trình nhận tài liệu sau chỉnh lý theo Quyết định 2718/QĐ-UBND nngày  01/11/2025 của UBND tỉnh; lập biên bản, sổ giao nhận đầy đủ. Khi phát sinh tài liệu có giá trị lịch sử, thực hiện bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định; định kỳ báo cáo tình trạng tài liệu để được hướng dẫn kịp thời.

Với trách nhiệm là cơ quan giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý tài liệu có giá trị lịch sử, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tiếp tục hướng dẫn UBND cấp xã chuẩn bị điều kiện kho lưu trữ đạt chuẩn; cung cấp biểu mẫu, quy trình chuẩn phục vụ chỉnh lý, lập hồ sơ, bảo quản tài liệu theo quy định.

Trong giai đoạn thực hiện chính quyền địa phương hai cấp, cùng với việc triển khai Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của tỉnh, công tác lưu trữ tại cấp xã đứng trước yêu cầu cấp bách: đổi mới, chuẩn hóa, chuyên nghiệp hóa. Mỗi xã, phường cần coi việc chuẩn bị kho lưu trữ, sắp xếp tài liệu, nâng cao năng lực cán bộ và tuân thủ quy trình nghiệp vụ là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên. Khi công tác lưu trữ được thực hiện tốt, chính quyền cơ sở sẽ hoạt động hiệu quả hơn, dữ liệu được bảo đảm an toàn, đồng thời góp phần bảo tồn di sản tài liệu quý giá của tỉnh Sơn La.

Tăng cường công tác quản lý tài liệu cấp xã trong giai đoạn hiện nay không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và thực hiện chính quyền hai cấp mà còn góp phần gìn giữ lịch sử, phục vụ sự phát triển bền vững của tỉnh Sơn La./.

 Đinh Thị Hường - TTLTLS