UBND TỈNH SƠN LA CHỈ ĐẠO TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ, BẢO QUẢN AN TOÀN TÀI LIỆU TẠI UBND CÁC XÃ, PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

Ngay sau khi kết thúc cấp huyện để thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đã phối hợp với UBND cấp huyện (cũ) thực hiện việc rà soát, xác nhận bàn giao và phối hợp quản lý đối với khối tài liệu của UBND cấp huyện (cũ) đảm bảo quy định; đồng thời thường xuyên cử viên chức của Trung tâm phối hợp thực hiện quản lý, phục vụ khai thác (mở niêm phong), tra cứu tài liệu đảm bảo yêu cầu tra cứu, khai thác của tổ chức, cá nhân trên địa bàn cấp xã.

Tuy nhiên hiện nay, phần lớn tài liệu chủ yếu đang được bảo quản tại các phòng kho tạm, đại đa số các kho đều thiếu trang thiết bị bảo quản, độ ẩm cao, thiếu thông gió; kho thiếu hoặc không có thiết bị phòng cháy chữa cháy theo quy định; tình trạng vật lý tài liệu tại một số xã, phường có tình trạng vật lý kém, nhiều kho tài liệu có hiện tượng bị ẩm mốc, mục góc, rách, dính chặt, giấy bị ố vàng do thời gian bảo quản dài trong điều kiện không phù hợp; tại một số phòng kho xuất hiện dấu hiệu côn trùng, mối mọt, hơi ẩm cao, làm tăng nguy cơ hư hỏng, mất an toàn tài liệu.

Nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối khối tài liệu có giá trị lịch sử, pháp lý quan trọng này, UBND tỉnh yêu cầu:

1. UBND 12 xã, phường trung tâm: Thực hiện ngay các biện pháp xử lý nhằm đảm bảo an toàn tài liệu; di chuyển các phòng kho tài liệu bị ngấm dột đảm bảo an toàn hơn cho tài liệu; bố trí, trang bị đầy đủ thiết bị phòng cháy, chữa cháy; tăng cường kiểm tra, giám sát nội bộ; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chủ tịch UBND tỉnh nếu để xảy ra mất mát, hư hỏng tài liệu.

2. Sở Tài chính: Hướng dẫn, thẩm định, tham mưu cân đối, bố trí kinh phí để UBND các xã, phường thực hiện bảo quản an toàn tài liệu tại các phòng kho lưu trữ đảm bảo theo quy định.

3. Sở Nội vụ: Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu. Giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử chủ trì xử lý mối mọt tại các kho có nguy cơ cao; phối hợp giám sát tình trạng tài liệu và kiến nghị kịp thời khi có nguy cơ mất an toàn.

4. Các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị liên quan: Nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý, bảo quản tài liệu; chủ động triển khai đầy đủ các biện pháp phòng ngừa rủi ro, nhất là phòng cháy chữa cháy, chống ẩm mốc, mối mọt, đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu trong thời gian chờ xử lý nghiệp vụ theo quy định.

Trước yêu cầu cấp bách của Chủ tịch UBND tỉnh, một số kho tạm tại một số xã bị ngấm dột, xuất hiện mối mọt, có nguy cơ bị mất an toàn tài liệu đã được thực hiện di chuyển tài liệu đến phòng kho an toàn hơn và thực hiện biện pháp phun thuốc chống mối, mọt, côn trùng gây hại đảm bảo an toàn tài liệu.

Ảnh: thực hiện di chuyển tài liệu đến nơi đảm bảo an toàn

Tổ chức phun xử lý mối mọt tại các kho có nguy cơ hư hỏng tài liệu cao

Việc bảo quản an toàn tài liệu không chỉ là yêu cầu chuyên môn của ngành lưu trữ mà còn là trách nhiệm trực tiếp của UBND các cấp, nhằm đảm bảo kỷ cương hành chính, sự quản lý nhà nước và giữ gìn những giá trị lịch sử, pháp lý của tỉnh cho các thế hệ sau./.

Phạm Đình Thắng - TTLTLS

Xem toàn bộ Công văn số 7703/UBND-NC tại đây.

File đính kèm: Tải tại đây